Инвентаризация необходимый элемент деятельности любой организации.
Для формирования полной и достоверной информации о своей деятельности, а также имущественном положении организации должны проводить инвентаризацию. При ее проведении и оформлении результатов необходимо руководствоваться положениями следующих нормативно-правовых актов:
- - Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ);
- - Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение);
- - Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, проверке наличия и состояния подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по материально ответственным лицам.
Инвентаризация МПЗ проводится только в присутствии материально ответственных лиц. Фактическое наличие материальных ценностей определяется путем их подсчета, взвешивания или обмера.
Инвентаризация основных средств осуществляется путем осмотра объектов и занесения в описи полного их наименования, назначения, инвентарного номера и основных технических или эксплуатационных показателей (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации).
Основные средства стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу могут отражаться в бухучете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль над их движением.
Перед инвентаризацией руководитель организации издает приказ (распоряжение) с утвержденными сроками ее проведения. В нем перечисляется имущество, которое подвергается проверке, и указывается состав инвентаризационной комиссии. Приказ составляют по форме N ИНВ-22 <1> и регистрируют в журнале (форма N ИНВ-23 <1>), в котором контролируется выполнение приказов о проведении инвентаризации.
Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными.
Чтобы определить остатки имущества по данным бухучета к началу инвентаризации, у комиссии должны быть последние на момент проверки приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Не допускается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Если этих документов нет, то их необходимо дополучить или оформить. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации нужно внести соответствующие исправления и уточнения.
Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Информация о МПЗ и основных средствах, полученная в ходе инвентаризации, может быть отражена в таких документах, как:
- - инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1);
- - инвентаризационная опись ТМЦ (форма N ИНВ-3);
- - акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (форма N ИНВ-4);
- - инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5).
Описи составляются отдельно на материально-производственные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (расхождения между показателями по данным бухучета и данным инвентаризационных описей), следует составить сличительные ведомости. Причем суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в этих ведомостях следует указывать в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Согласно п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Результаты инвентаризации.
Результаты инвентаризации рассматриваются и анализируются на заседании инвентаризационной комиссии. Она должна установить причины выявленных недостач и излишков имущества, а также предложить способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
Данные о результатах проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в специальной ведомости по форме N ИНВ-26.
Унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" утверждена Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.
Учет излишков МПЗ.
Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ в налоговом учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом. Расчет величины этого дохода производится исходя из рыночной стоимости выявленных излишков без учета НДС и акцизов.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС) на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов. Основание - п.п. "а" п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, п. 9 ПБУ 5/01 и п.п. 3 и 7 ПБУ 9/99. Износ выявленных инвентаризацией неучтенных объектов основных средств определяется по действительному техническому состоянию объектов с указанием сведений об оценке и износе в соответствующих актах (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации). Стоимость выявленных в результате инвентаризации излишков материально-производственных запасов отражается по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция" в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Учет недостач МПЗ в пределах норм естественной убыли.
В налоговом учете потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном Правительством РФ порядке, являются материальными расходами (п.п. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Если нормы естественной убыли не утверждены и отсутствуют нормы, принятые ранее (до вступления в силу гл. 25 НК РФ), то потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ не могут быть учтены в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
При отсутствии норм любая величина недостачи МПЗ рассматривается как сверхнормативная (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
В бухучете также при отсутствии утвержденных норм естественной убыли потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ не могут быть учтены в затратах на производство (расходах на продажу).
Суммы недостач и потерь от порчи МПЗ списываются со счетов учета материальных ценностей по их фактической себестоимости. В бухучете данная операция отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета МПЗ. В дальнейшем недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на затраты на производство (расходы на продажу). Основание - п.п. "б" п. 28 Положения. В учете нужно сделать запись по дебету счетов 20, 23, 26, 44 и кредиту счета 94.
Учет недостачи МПЗ сверх норм.
При выявлении недостачи материально-производственных запасов сверх норм инвентаризационной комиссии следует установить наличие виновных лиц.
Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после такого зачета все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
В налоговом учете суммы возмещаемого работником ущерба от недостачи МПЗ и основных средств (полностью или в пределах среднего месячного заработка) являются внереализационным доходом. Согласно п.п. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ при методе начисления моментом получения организацией дохода в виде сумм возмещения работником ущерба считается дата:
- - признания должником суммы ущерба, то есть дата соглашения между работником и работодателем о добровольном возмещении работником его суммы;
- - вступления в законную силу решения суда о возмещении ущерба;
- - распоряжения работодателя о взыскании с работника суммы ущерба.
При отражении организацией указанного внереализационного дохода она может сумму ущерба, причиненного работником, признать во внереализационных расходах полностью (то есть независимо от того, полностью или в пределах среднего месячного заработка работник возмещает ущерб). Это следует из п.п. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом расход признается на ту же дату, что и доход (п.п. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если работодатель решил полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного работника, то он не вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы по его возмещению. Ведь такие затраты не являются экономически обоснованными.
В бухгалтерском учете недостача имущества и его порча сверх норм списываются за счет виновных лиц (п.п. "б" п. 28 Положения). При этом у организации не возникает ни доходов, ни расходов. Причем списание фактической себестоимости недостающих МПЗ отражается по дебету счета 94 в корреспонденции со счетами 10, 41, 43.
Пример. ООО "Колорит" провело в IV квартале 2008 г. инвентаризацию имущества. В результате были выявлены излишки материально-производственных запасов, рыночная цена которых составляет 200 000 руб. Данные активы организация реализовала в I квартале 2009 г. за 283 200 руб., в том числе НДС - 43 200 руб.
Бухгалтер ООО "Колорит" отразил в бухучете стоимость реализованных материалов в сумме 200 000 руб., а в налоговом - 40 000 руб. (200 000 руб. x 20%).
В соответствии с Федеральным законом от 26.11.2008 N 224-ФЗ с 2009 г. ставка налога на прибыль снижена до 20%.
Следовательно, в бухучете появляется постоянная разница в сумме 160 000 руб. (200 000 руб. - 40 000 руб.), поэтому следует отразить возникновение постоянного налогового обязательства в сумме 32 000 руб. (160 000 руб. x 20%).
Бухгалтеру ООО "Колорит" необходимо сделать следующие проводки:
в IV квартале 2008 г.
Дебет 10 Кредит 91-1.
200 000 руб. - отражена сумма излишков МПЗ, выявленных при инвентаризации;
в I квартале 2009 г.
Дебет 62 Кредит 91-1
283 200 руб. - отражена выручка от продажи излишков МПЗ;
Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС",
43 200 руб. - исчислен НДС;
Дебет 91-2 Кредит 10.
200 000 руб. - списана стоимость реализованных излишков МПЗ;
Дебет 99 Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по налогу на прибыль",
32 000 руб. - отражено постоянное налоговое обязательство.
По изложенному выше можно сделать вывод, что инвентаризация материально-производственных запасов является неотъемлемой частью учета, ее необходимо проводить планово не реже 1 раза в год, в исключительных случаях по производственной необходимости.
Инвентаризация материально-производственных запасов должна проводиться не реже одного раза в год и не ранее 1 октября. Сроки проведения инвентаризации определяет непосредственно руководитель организации.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» обязывает проводить инвентаризацию сырья, материалов при составлении годовой бухгалтерской отчетности, во всех других случаях - в период наименьших остатков ценностей на счетах.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации материально-производственных запасов обязательны:
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
При смене материально ответственного лица;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае чрезвычайных ситуаций;
При реорганизации или ликвидации организации;
При бригадной материальной ответственности при смене бригадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.
Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в присутствии материально ответственного лица, от которого получена расписка в том, что к началу инвентаризации все ценности им оприходованы, все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.
При инвентаризации запасов проверяют наличие продукции, материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация материальных запасов должна проводиться, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении.
В процессе инвентаризации тщательной проверке подвергаются все первичные бухгалтерские документы, правильность принятых решений по пересортице материальных ценностей, недостачам и излишкам.
В результате инвентаризации могут быть выявлены:
соответствие фактического наличия материально-производственных запасов данным учета;
излишки ценностей, которые подлежат оприходованию и включению в состав дохода организации;
недостача материально-производственных запасов;
пересортица.
Недостача и потери от порчи материальных ценностей учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием запасов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в учете в следующем порядке:
Дт счета 10, Кт счета 91 - оприходование излишка запасов на финансовые результаты;
Дт счета 94, Кт счета 10 - отражение недостачи материалов по итогам инвентаризации;
Дт счета 99, Кт счета 94 - списание недостачи материалов в результате стихийных бедствий.
Аналитический учет недостач, хищений и порчи материально-производственных запасов ведут по счету 94 по каждому виду материально-производственных запасов. При этом по ценностям, которые числятся в недостаче и на которые установлены нормы естественной убыли, рассчитывается недостача в пределах норм естественной убыли.
В случае недостачи, порчи или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в производство (эксплуатацию) и момента оплаты сумма указанного в первичных документах при их приобретении налога на добавленную стоимость, не подлежащего в соответствии с налоговым законодательством возмещению, записывается следующей проводкой на счетах бухгалтерского учета:
Дт счета 94, Кт счета 19 - списана сумма НДС по недостающим материально-производственным запасам.
В случае обнаружения недостачи, порчи или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в производство (эксплуатацию), но после их оплаты сумма налога на добавленную стоимость, не подлежащая в соответствии с налоговым законодательством зачету, но ранее уже возмещенная бюджету, восстанавливается по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». При этом оформляются следующие записи на счетах бухгалтерского учета:
Дт счета 94, Кт счета 68 - восстановлена сумма НДС по недостающим материально-производственным запасам на расчеты с бюджетом.
Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства, а сверх установленных норм относится, как правило, на материально ответственное лицо приказом руководителя организации.
В этих случаях в бухгалтерском учете совершаются следующие записи:
Дт счета 20, Кт счета 94 - списаны недостачи материалов в пределах норм естественной убыли;
Дт счета 73-2, Кт счета 94 - отнесены недостачи сверх норм естественной убыли на виновное материально ответственное лицо на основании приказа руководителя;
Дт счета 70, Кт счета 73-2 - удержаны суммы недостачи с заработной платы материально ответственного лица;
Дт счета 50, Кт счета 73-2 - сумма недостачи внесена материально ответственным лицом в кассу.
Существенно улучшить учет материально-производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. шире используя накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам и др.
Конец работы -
Эта тема принадлежит разделу:
ПБУ 6/01 учет ОС. Порядок признания ОС в учете. Организация аналитического учета ОС. Первичная документация по учету и инвентаризации ОС
Определение и классификация нематериальных активов особенности их учета пбу учет нма условия признания нма в бухгалтерском учете.. порядок бухгалтерского учета нематериальных активов регулируется положением по бухгалтерскому учету учет..
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Материально-производственные запасы полностью преобразуются в ходе цикла производства и являются его неотъемлемой частью. Инвентаризация МПЗ помогает осуществлять контроль над запасами и отслеживать их целевое использование.
Что такое инвентаризация МПЗ
Материально-производственные запасы - это активы организации, которые могут использоваться в собственном производстве или перепродаваться сторонним организациям. В качестве МПЗ выступают сырье, материалы, тара, топливо и т.д.
При планировании инвентаризации материально-производственных запасов важно учитывать структуру складов, которые являются хранилищем запасов. Руководитель должен обеспечить все необходимые условия для точного и полного установления факта наличия имущества: определить работников, проводящих ревизию, предоставить инвентарь для взвешивания, обмеривания, контрольные и измерительные приборы.
Комиссия, подготавливаясь к инвентаризации МПЗ на предприятии, опломбирует склады и хранилища, где расположены материальные ценности, проверяет точность весов, наличие мерной тары, собирает с лиц, ответственных материально, отчет о движении товарно-материальных ценностей и расписки о том, что все документы переданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы либо списаны в расход.
Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов
В случае наличия у организации нескольких складов инвентаризация должна производиться на каждом из складов одновременно. Также важно отрегулировать контроль за поступлением и выбытием в ходе ревизии материальных ценностей. Идеальный вариант - приостановление выдачи и приемки запасов со складов.
Ценности, поступающие в ходе инвентаризации материально-производственных запасов на предприятии, приходуются в присутствии комиссии по инвентаризации. Факт фиксируется в реестре или товарном отчете, а после документируется в описи «Товарно-материальные ценности, поступившие в ходе инвентаризации».
Товарно-материальные ценности могут отпускаться лицам, ответственным материально, при осуществлении инвентаризации МПЗ в исключительных случаях. При продолжительной ревизии руководитель и главный бухгалтер должны дать письменное разрешение. Отпуск производится в присутствии комиссии по инвентаризации и фиксируется в описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».
Если продолжительность инвентаризации материально-производственных запасов более одного дня, то каждый день по окончании работы комиссии склады опечатываются. На время, освобожденное от осуществления ревизии (ночное, нерабочее время, перерыв на обед), описи убираются в недоступное для сторонних людей помещение (например, шкаф или сейф).
Выполнение подготовительных к инвентаризации материальных запасов мероприятий влечет за собой составление описи имущества, проверку документов и фактического наличия запасов. Она производится сплошным методом: все товары и ценности пересчитываются без каких-либо исключений.
Члены комиссии взвешивают, обмеривают, пересчитывают имущество и фиксируют итоги в описях инвентаризации. Объем или вес навалочных материалов при проведении инвентаризации материально-производственных запасов определяется с помощью технического расчета по данным обмера.
Помимо наружного осмотра при инвентаризации оборудования следует провести проверку наличия инструкций по эксплуатации, монтажу, технических паспортов, комплектности.
При большом количестве весовых запасов член комиссии и лицо, ответственное материально, ведут раздельные описи отвесов. По итогам дня они сличаются, итог вносится в опись.
В результате фактической инвентаризации материальных запасов заполняются акты и описи инвентаризации. Их различие в том, что опись фиксирует итоги вещественной проверки, акт - документальной инвентаризации.
При выявлении расхождений данных учета и полученных в ходе инвентаризации сведений заполняются сличительные ведомости. В ведомостях должны быть учтены пересортица и стоимостные разницы, образовавшиеся в итоге пересортицы.
Инвентаризация и переоценка производственных запасов
В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены факты снижения стоимости запасов. Это может быть связано со снижением качества товаров при хранении, изменением рыночный цены.
В таких случаях организация должна сформировать резерв на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».
Списание недостач при инвентаризации МПЗ (проводки)
Недостачи МПЗ, выявленные в ходе инвентаризации, в бухгалтерском учете списываются на дату осуществления ревизии. Стоимость недостач МПЗ списывают на затраты, связанные с производством или продажами, с учетом норм естественной убыли.
Выявление недостач сверх норм убыли (при отсутствии норм убыли) при инвентаризации запасов влечет взыскание их стоимости с лица, ответственного материально, или списание в прочие расходы (в ситуации, когда установить виновное лицо невозможно). Списание в учете оформляется проводками:
По итогам инвентаризации материальных запасов списание недостач сверх норм естественной убыли, а также в случае отсутствия утвержденных норм зависит от факта установления лица, виновного в пропажах.
Если виновное лицо установлено, то стоимость недостач списывается на дату признания лица в причинении ущерба или вступления в действие решения суда о возмещении ущерба.
Когда виновное лицо установить невозможно, недостачи в ходе инвентаризации производственных запасов относятся на расходы на основании документа, оформленного компетентными органами и подтверждающего отсутствие виновного лица или причинения ущерба в результате чрезвычайных происшествий.
Многие организации для формирования полной и достоверной информации о своей деятельности, а также имущественном положении обязаны периодически проводить инвентаризацию. Инвентаризации подлежит все имущество такой организации, в частности, материально-производственные запасы.
В данном разделе рассмотрим: понятие инвентаризации, общий порядок проведения инвентаризации, а также документы, с помощью которых оформляется инвентаризация материально-производственных запасов.
Инвентаризацией называется проверка имущества посредством подсчета, описания, измерения, оценки, сличения полученных данных в натуральном или стоимостном измерениях с данными текущего учета в целях контроля его сохранности.
Обязанность проведения инвентаризации установлена ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Согласно названной статье инвентаризация проводится в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в ходе ее проведения проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств организации.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такие случаи установлены ст. 12 Закона N 129-ФЗ, а именно:
При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
При смене материально ответственных лиц;
При выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При реорганизации или ликвидации организации;
В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Общий порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов регламентируется Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания N 49).
В соответствии с п. 2.1 Методических указаний N 49 организации могут самостоятельно устанавливать сроки проведения и количество инвентаризаций в отчетном году (кроме обязательных по законодательству), перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.
До начала отчетного года в соответствии с приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации.
В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и других). В нее можно включать работников службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дату)", что в бухгалтерии должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.
В организациях могут разрабатываться внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
В основе инвентаризаций в зависимости от объектов проверки лежит группировка имущества по видам, назначению и источникам формирования. В связи с этим в организациях проводится инвентаризация материально-производственных запасов.
Под материально-производственными запасами (далее - МПЗ) понимаются:
Сырье и материалы, используемые в производственном процессе организации;
Материалы строительные;
Инструменты (предметы труда);
Топливо;
Запасные части;
Покупные полуфабрикаты;
Тара и тарные материалы;
Спецодежда и спецоснастка;
Прочие материалы (канцелярские товары, инвентарь и тому подобное).
К МПЗ также относятся товары и готовая продукция.
Инвентаризация МПЗ производится в соответствии с п. п. 3.15 - 3.24 Методических указаний N 49 отдельно по каждому счету, входящему в состав МПЗ.
Инвентаризация МПЗ должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.
При хранении МПЗ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие МПЗ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
МПЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Эти МПЗ заносятся в отдельную опись под наименованием "МПЗ, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации МПЗ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "МПЗ, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие МПЗ во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
Инвентаризация МПЗ, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах МПЗ, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и другое), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:
По находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
По отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и так далее);
По просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
По находящимся на складах сторонних организаций - с охранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету 45 "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.
Описи составляются отдельно на МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
В описях на МПЗ, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные:
Наименование;
Количество и стоимость;
Дата отгрузки;
Перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.
В описях на МПЗ, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование МПЗ, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
МПЗ, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
В описях на МПЗ, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.
Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
При инвентаризации малоценных и быстро изнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и так далее).
На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
Напомним, что ст. 9 Закона N 129-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
В частности, для оформления инвентаризации МПЗ применяются унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Так Постановлением Госкомстата России N 88 для учета результатов инвентаризации МПЗ установлены следующие формы первичных учетных документов:
- Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2).
Ярлык заполняется в том случае, если инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными МПЗ по месту их нахождения;
- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3).
Она применяется для отражения данных фактического наличия МПЗ в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания МПЗ отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственных лиц;
- Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4).
Данный акт составляется отдельно по следующим запасам:
Срок оплаты которых не наступил;
Не оплаченным покупателями в срок;
Право собственности на которые к покупателям переходит в особом порядке.
Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими, и один экземпляр передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственных лиц;
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5).
Она применяется при инвентаризации МПЗ, принятых на ответственное хранение. Опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственными лицами. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственных лиц;
- Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6).
Данный акт применяется для выявления количества и стоимости МПЗ, которые в момент инвентаризации находятся в пути. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение МПЗ в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается в комиссии;
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).
Сличительная ведомость применяется для отражения результатов инвентаризации МПЗ, по которым выявлены отклонения от данных учета. В ней отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственным лицам;
- Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22).
Приказ (постановление, распоряжение) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии;
Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23).
Данный журнал применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В нем регистрируются Приказы (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации формы N ИНВ-22;
- Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма N ИНВ-24).
Он применяется для оформления результатов контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. При этом документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц;
- Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма N ИНВ-25).
Данный журнал применяется для регистрации результатов контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Он составляется с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц;
- Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
Она применяется для отражения результатов инвентаризации в отчетном году. В ней определяются предложения о регулировании разниц, обнаруженных инвентаризацией. Они представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Таковы основные документы, с помощью которых оформляется инвентаризация МПЗ.
| " |
Инвентаризация - это то, с чем любая организация обязательно столкнется, ведь согласно ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухгалтерском учете) активы подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Закона о бухгалтерском учете). Иными словами, руководитель организации устанавливает случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации и утверждает его, например, в качестве приложения в учетной политике (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение № 34н) и п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ).
Итак, инвентаризация обязательна:
При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
При смене материально ответственных лиц;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При реорганизации или ликвидации организации;
В других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов наиболее подробно описан в Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания № 49).
Для начала, отметим, что ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель (путем утверждения их в учетной политике). Поэтому организация вправе применять как унифицированные формы документов, так и самостоятельно разработанные, при условии наличия в них обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Далее в настоящей статье будут приводиться унифицированные формы документов. Но помните, что организация вправе самостоятельно разработать тот или иной документ, закрепив его форму в приложении к учетной политике по бухгалтерскому учету.
Проведение инвентаризации начинается с издания приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88), в котором устанавливается:
Состав рабочей инвентаризационной комиссии. Отметим, что в силу п. 2.2 Методических указаний № 49 для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Согласно п. 2.3 Методических указаний № 49 в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При этом нельзя не отметить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;
Объем инвентаризуемого имущества. Он будет зависеть от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний № 49 инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Если же инвентаризация проводится по причине смены материально-ответственного лица, например кладовщика, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом, поэтому затрагивать иные участки учета нет необходимости;
Сроки проведения инвентаризации;
Дата сдачи материалов в бухгалтерию.
Законодательно обязательные требования к продолжительности проведения инвентаризации и срокам сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию не установлены. Поэтому определяются они исходя из потребностей организации.
Приказ на проведение инвентаризации регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) и передается председателю инвентаризационной комиссии.
Подготовительный этап
После издания приказа о проведении инвентаризации в организации начинается подготовка к инвентаризации по местам хранения товаров.
Так, согласно п. 2.4 Методических указаний № 49 до начала проверки фактического наличия товаров инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение товаров или доверенности на получение товаров.
На этом подготовительный этап проведения инвентаризации завершается и начинается непосредственно инвентаризация.
Виды проверок при инвентаризации
При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:
Натуральная (вещественная);
Документальная.
При натуральной проверке объекты инвентаризации непосредственно наблюдаемы, их количество определяется путем подсчета, взвешивания, обмера (п. 2.7 Методических указаний № 49). Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний № 49).
При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.
Так, п. 2.7 Методических указаний № 49 предусматривает, что по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Отметим, что на товары, находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний № 49).
В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в выше приведенном порядке (п. 2.13 Методический указаний № 49).
В соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:
Используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
Предназначенные для продажи;
Используемые для управленческих нужд организации.
При определении порядка инвентаризации МПЗ необходимо руководствоваться не только Методическими указаниями № 49, но и Методическими указаниями по учету МПЗ.
Пунктом 24 Методических указаний по учету МПЗ установлено, что при организации работы по проведению инвентаризаций проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.
Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера - при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).
Обратите внимание!
В пункте 28 Методических указаний по учету МПЗ приведены обязанности бухгалтерской службы организации. Это обязанности:
Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;
Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;
Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;
Отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.
Проведение и документирование инвентаризации
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка (ранее о ней говорилось), которая включена в заголовочную часть формы инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей № ИНВ-3, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
Именно инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.
На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные МПЗ составляются соответствующие акты (например, акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей по форме № ТОРГ-15, акт о списании товаров по форме № ТОРГ-16, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132). Данные документы составляются по окончанию проведения инвентаризации при выявлении негодных (испорченных) товаров и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом, утверждается руководителем организации.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9.
В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении.
Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
В случае, когда по условиям организации деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись, для учета фактического наличия товаров и прочих материальных ценностей на складах в период проведения инвентаризации применяется инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Данный документ оформляется ежедневно (если в течение дня произвести подсчет товара нет возможности).
Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.
Данные формы № ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3.
Согласно п. 3.20 Методических указаний № 49 инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.
В соответствии с п. 3.21 Методических указаний № 49 описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
В случае наличия в организации отгруженных товарно-материальных ценностей, для оформления инвентаризации по ним применяется акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных по форме № ИНВ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты (по форме ИНВ-4).
Согласно п. 3.22 Методических указаний № 49 в описях ИНВ-3 на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими, и один экземпляр передается в бухгалтерию.
Второй экземпляр остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).
В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета «товары отгруженные») данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные, контрактные цены.
При наличии в организации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, при инвентаризации применяется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).
Опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным(ыми) лицом (лицами).
Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).
При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в опись производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре.
Для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути, применяется акт инвентаризации товарно–материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).
Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товарно-материальных ценностей в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается в комиссии.
В описях (по форме № ИНВ-3) на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (п. 3.21 Методических указаний № 49).
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи (по форме ИНВ-3) на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.
В описях ИНВ-3 на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (п. 3.23 Методических указаний).
В соответствии с п. 3.15, 3.16 Методических указаний № 49 товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.
При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи ИНВ-3 данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний № 49).
Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись ИНВ-3 под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
В описи ИНВ-3 указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма.
Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности (п. 3.18 Методических указаний № 49).
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную опись ИНВ-3 под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».
Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.
В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии (п. 3.19 Методических указаний № 49).
В описях ИНВ-3 на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов (п. 3.24 Методических указаний № 49).
Если при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявляет расхождения, то она должна их зафиксировать в Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
Как было сказано выше, на ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).
На заседании инвентаризационной комиссии должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхождения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется Протокол, в котором фиксируются выводы и решения, отражаются результаты проверки. Действующим законодательством не утверждена унифицированная форма протокола, поэтому организации разрабатывает свою форму.
В протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации (форму необходимо разработать самостоятельно), неотъемлемой частью которого является предписание по устранению выявленных в ее ходе расхождений фактического наличия имущества и учетных данных, поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, а приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, составляемой по форме № ИНВ-26, утв. постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.
Недостача, излишки и пересортица
Пересортица
Согласно п. 29 Методических указаний по учету МПЗ по результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:
В коммерческих организациях - на финансовые результаты;
В некоммерческих организациях - на увеличение доходов;
б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.
Также согласно п. 32 Методических указаний по учету МПЗ взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
Таким образом, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы производится по решению руководителя организации, например, на основании приказа руководителя.
Для отражения недостач Планом счетов предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.
Недостача в виде превышения стоимости недостающих ТМЦ над стоимостью ТМЦ, находящихся в излишке, определенная после проведения зачета, списывается со счета 41 или 10 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (подп. «б» п. 29 Методических указаний по учетуМПЗ, Инструкция по применению Плана).
Рассмотрим на примере учет пересортицы.
Пример 1
По результатам инвентаризации выявлена недостача по позиции «шарики синие» в количестве двух единиц на общую сумму 500 руб. (без НДС). В счет данной недостачи засчитаны излишки по позиции «шарики желтые» в количестве 2 единиц на общую сумму 150 руб. (без НДС). Виновных в недостаче лиц не установлено.
Поскольку выявлены недостача и излишек товарно-материальных ценностей одного и того же наименования (шарики) и в тождественных количествах (две единицы), пересортица в рассматриваемой ситуации возможна.
В бухгалтерском учете в результате пересортицы образовалась недостача в размере 350 руб. (500 руб. – 150 руб.)
В бухгалтерском учете будет отражено:
150 руб. - отражена пересортица;
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы», субсчет «Шарики синие» (41 «Товары», субсчет «Шарики синие»)
350 руб. (500 руб. – 150 руб.) отражена недостача (разница между недостачей и излишком) в результате зачета пересортицы.
Поскольку виновные лица в рассматриваемом случае не установлены, делаются записи:
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
350 руб. - недостача списана в состав прочих расходов.
Если по товарам, по которым выявлена недостача, НДС ранее принимался к вычету (если организация примет такое решение. Данный вопрос будет рассмотрен ниже):
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 19 «НДС»
Пример 2
По результатам инвентаризации выявлена недостача по позиции «шарики синие» в количестве двух единиц на общую сумму 250 руб. (без НДС). В счет данной недостачи засчитаны излишки по позиции «шарики желтые» в количестве двух единиц на общую сумму 600 руб. (без НДС).
После зачета образовался излишек в сумме 350 руб.
Поскольку выявлены недостача и излишек товарно-материальных ценностей одного и того же наименования (шарики) и в тождественных количествах (две единицы), то пересортица в рассматриваемой ситуации возможна.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
Дебет 10 «Материалы», субсчет «Шарики желтые» (41 «Товары», субсчет «Шарики желтые») Кредит 10 «Материалы», субсчет «Шарики синие» (41 «Товары», субсчет «Шарики синие»)
250 руб. - отражена пересортица;
Дебет 10 «Материалы», субсчет «Шарики желтые» (41 «Товары», субсчет «Шарики желтые») Кредит 91 «Прочие доходы»
350 руб. - отражены излишки ТМЦ в результате зачета пересортицы (разница между недостачей и излишком).
Если по товарам, в отношении которых выявлена недостача, НДС ранее принимался к вычету (если организация примет такое решение, подробнее см. ниже), делаются записи:
Дебет 19 «НДС» Кредит 68 «НДС»
Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 19 «НДС»
Восстановленный НДС отнесен в счет прочих расходов.
Нормами Налогового кодекса РФ зачет недостач и излишков не предусмотрен. Такой вывод подтвержден и судебной практикой (см. Определение ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12).
Таким образом, в налоговом учете необходимо отдельно признавать излишки и отдельно признавать недостачу.
Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Согласно подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.
Однако убытки в виде недостачи материальных ценностей признаются внереализационными расходами только в случае документального подтверждения уполномоченным органом государственной власти факта отсутствия виновных лиц. Такое мнение было высказано ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 22.08.2012 № А19-20632/2011.
Согласно письма Минфина России от 06.12.2012 № 03-03-06/1/630 при документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц в недостаче или в хищении уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков. Следовательно, датой признания убытка от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления.
НДС
Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации. Поясним сказанное.
С одной стороны, в п. 3 ст. 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС. Указанным пунктом не установлено, что необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС в случае недостачи. Такой позиции придерживаются и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 16.11.2010 № КА-А40/13770-10 по делу № А40-17811/10-127-67, Северо-Кавказского округа от 21.02.2011 по делу № А63-13595/2009)
С другой стороны, контролирующие органы настаивают на том, что при обнаружении недостачи в результате инвентаризации и последующем списании материалов ранее правомерно принятый к вычету НДС необходимо восстановить (см. письма Минфина России от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997, от 19.03.2015 № 03-07-11/15015, от 04.07.2011 № 03-03-06/1/38).
Таким образом, судебная практика свидетельствует о возможных рисках споров с налоговыми органами, если ранее принятый к вычету НДС по товарно-материальным ценностям, в отношении которых была выявлена недостача, не будет восстановлен. Однако окончательное решение принимает организация самостоятельно.
Недостача
В случае выявления недостачи имеют значение нормы естественной убыли. Не углубляясь в проблематику вопроса о самом понятии естественной убыли, рассмотрим лишь разницу в бухгалтерском и налоговом учете при наличии или отсутствии установленных норм естественной убыли.
Бухгалтерский учет
Итак, если нормы естественной убыли установлены, стоимость приобретения недостающих материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации в пределах таких норм относится на расходы по обычным видам деятельности. Сказанное следует из п. 28 Положения № 34н.
Дебет 20 «Основное производство» (25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Стоимость имущества сверх норм естественной убыли, а также стоимость имущества для которого нормы естественной убыли не утверждены могут быть списаны одним из двух способов.
1. Если лицо, виновное в возникновении недостачи установлено, такая стоимость будет взыскана с него.
В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)
Списана стоимость утраченного имущества.
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами») Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Стоимость недостачи отнесена на виновное лицо;
Дебет 50 «Касса» (51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»)
Стоимость недостачи взыскана с виновного лица.
2. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, то стоимость такой недостачи списывается в прочие расходы.
В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)
Списана стоимость утраченного имущества;
Дебет 91 «Прочие дохода и расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Сверхнормативная недостача списана в расходы (списана в расходы недостача, при отсутствии виновных лиц).
Налоговый учет
Что касается налогового учета, согласно подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли. Это подтверждает и Минфин Росси в письме от 06.07.2015 № 03-03-06/1/38849.
В налоговом учете аналогично с бухгалтерским зависит от наличия или отсутствия виновного лица.
1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено.
В этом случае исходя из подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ стоимость недостачи учитывается на одну из следующих дат:
На дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
Дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (письмо Минфина России от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245).
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.
В этом случае на основании подп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимость недостачи учитывается в составе расходов на дату составления одного из следующих документов:
Постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (письма Минфина от 29.05.2015 № 03-03-06/1/31130, от 21.05.2015 № 03-03-06/1/29177);
Документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (письмо УФНС по г. Москве от 25.06.2009 № 16-15/065190).
Что касается порядка учета НДС в случае выявления недостачи, подробно этот вопрос был рассмотрен в разделе «Пересортица».
Излишки
Согласно п. 28 Положения № 34н излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и у коммерческой организации соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. Аналогичная норма указана и в п. 29 Методических указаний по учету МПЗ.
В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:
Дебет 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция») Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации.
В налоговом учете стоимость материалов также по рыночной стоимости включается в состав внереализационных доходов на основании п. 20 ст. 250 НК РФ.